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档案数字化的意义与作用

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术﹑数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。

随着社会信息化进程的加快,信息已经成为人类社会活动和经济活动的必要资源。信息技术的高速发展和推广应用使得信息产业成为国民经济中有增长活力的部门和重要的支柱产业之一。而档案做为一种原生的信息资源,其重要性正日益凸显出来,档案数字化建设是信息技术发展的必然需求,另一方面***对信息资源开发重视程度的提高推动了档案数字化建设发展。档案数字化建设是顺应潮流、适应时***展的新举措、新要求,是档案工作者目前一个非常重要和紧迫的任务。

档案数字化建设的意义

档案数字化建设是实施并拓展现代信息资源共享的必然要求

把用户的需求放在位一直是档案工作的目标,但传统的档案服务主要局限于阅览室,然而到档案馆的用户只是所有用户中很小一部分比例。做为一种的社会信息资源,档案信息不仅被传统的习惯于利用纸质档案原件或复印件,习惯于到档案馆使用照片档案和声像档案的档案利用者所需要,也是熟练掌握各种信息工具,习惯于轻点鼠标在网上冲浪的信息用户应该享有的宝贵财富。英国曼彻斯特大学的档案同仁对于档案用户类型和需求趋势变化的论述也正好揭示了我国档案信息利用者的未来需求走向:越来越多的档案利用者可能是档案网站的在线用户,越来越多的档案信息服务将通过数字化、网络化、智能化的形式从实体档案馆搬到了数字档案馆。

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房地产档案信息化管理所面临的主要问题

我国很多地区还存在依靠着人工收集．手工记录．简单加工等落后的管理手段进行着周期长、消耗大．成本高的管理活动。目前大部分县级房地产档案管理的基本对象是纸质档案，具有占据空间大．易磨损霉变．手工检索费力费时．安全系数不高．无法满足动态管理、科学管理等弱点，也无法实现网络平台上的信息共享。

江都区档案馆作为江苏省三档案管理单位．虽然建立了房地产档案管理系统．并将所有的新档案全部进行了扫描．但该系统是2000年设计建立的.目前的功能于简单的查询，已不能适应现在的档案管理职能。

与此同时．江苏省扬州市江都区住房保障中心每年档案的入库率远远超出了档案的数字化率．档案的查询量也从2010年的8715次/份．到2012年的23850次/份．翻倍增长。传统的手工作业占用了房地产管理部门的大量人力．使档案服务工作远远滞后于城市建设的快速发展。这些弊端．主要原因在于档案管理的信息化建设水平没有随着档案工作的新要求同步提高。

由此看来．对房地产档案的管理需要走上一条档案管理网络化、信息化规范化之路.

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房地产档案信息化管理的有效举措

(一）立足管理手段现代化

***的房地产档案信息管理系统．首先要建立一个在房屋普查基础上的动态管理系统。它能反映职工家庭.单位．以及辖区等房地产的统计情况．能提供有效的数据处理和分析工具，能为开放住房二级市场和建立新的住房供应体系提供服务。房地产档案信息管理系统主要包括建立档案．档案管理.交易审批、综合查询．统计分析.数据转换．系统维护等功能模块。该系统应该能够跟踪房屋变更信息．能够反映房地产的多种统计信息．并且能够及时收集综合各类住房档案数据．设计出多种版本．实现的房地产信息交换。因此.为了实现房地产档案管理的信息化．我们需要建设本地域内的区域网和基础数据库．开发一个房地产交易登记系统及完成有关业务的应用软件．做到所有资料能统存统取,随查随阅。

(.二)完善房地产档案信息管理系统

—般说来．房地产档案信息管理系统在设计时要高起!点、高标准，应从以下几点进行完善:

1.信息的存储管理

功能．包括编写数据字典．设计房籍编码,各种房籍信息的采集存储﹒各种原始数据的预处理等。

2.房籍信息的多种输入功能。

3.信息的查询检索功能。

4.汇计分析功能。

5.信息共享功能。房地产档案信息系统不仅要考虑房管系统的纵向兼容．而且还应和规划与管理信息系统.